MS 오피스 2013의 유용한 기능 몇 가지

마이크로소프트(Microsoft) 오피스 2013은 제품명에서도 알 수 있듯이 신제품은 아니다. 올해 말 오피스 2016이 출시될 예정임에도 불구하고, 사용자는 아직까지 많지 않아 보인다. 오피스 2010과 비교하면 오피스 2013은 많이 달라졌다. 오피스 2010이 기존의 개인 중심의 문서 작업이나 업무 환경을 위한 것이었다면 오피스 2013은 기업의 조직원 간의 ‘협업’을 기반으로 한다는 점이 차이라고 할 수 있다. 아직은 낯설지만 오피스 2013의 주요 기능을 살펴보자.

 

클라우드 서비스와 연동된 편집, 저장, 공유 기능
예전에는 한 곳에서 문서 편집을 하고, 그곳에서 다시 문서를 열어 저장해야 하는 과정을 거쳤다. 그러나 오피스 2013은 이런 번거로움이 해결됐다. 언제 어디서나, 어떤 기기든지 로그인을 하면 열어볼 수 있으며, 편집은 물론 저장도 할 수 있다. 바로 마이크로소프트의 클라우드(Cloud) 서비스인 '원드라이브(OneDrive)’를 통해서 가능하다. 오피스 2013에서도 원드라이브에 저장된 문서를 열어볼 수 있고 편집도 할 수 있다. 편집 후 변경된 내용을 저장하면 ‘똑똑하게’ 동기화된다. 보통 클라우드 서비스는 온라인일 때 가능하지만, 원드라이브는 오프라인에서도 가능하다. 오프라인일 때도 원드라이브 폴더의 파일을 가져올 수 있다. 파일을 변경하고 온라인으로 전환하면 변경 내용이 자동으로 동기화된다. 

 

또한 오피스 2013은 클라우드에 저장한 문서를 공유할 수 있어 팀내 프로젝트 진행에도 유용하다. 이를테면 공동 제안 작업을 하는 데도 무리가 없다. 물론 공유를 통해 가능하다. 공유를 위해서는 사용자를 초대하면 된다. 초대받은 팀원들은 문서를 함께 편집하고, 메모로 의견을 남길 수 있다. 보통은 이메일을 통해 주고 받거나, 업무용 메신저 혹은 회의실에서 직접 머리를 맞대고 진행해야 했던 기존의 업무 방식을 떠올려본다면 합리적이다. 

 

HWP와 PDF가 호환되는 워드 2013
오피스 2013이 2010과 달라진 점은 새문서 시작이다. 오피스 2013은 다양한 시작 옵션을 제공하는데 최근에 사용한 파일이나 자주 사용하는 서식 파일들을 한 눈에 볼 수 있다.

워드의 경우 기존에는 다른 형식, HWP 문서는 호환이 되지 않았다. 그러나 2013은 호환이 된다. HWP 문서는 물론 PDF 파일도 열어볼 수 있고 편집까지 가능하다. 파일이 바로 열리면 더없이 편하겠지만 마이크로소프트가 제공하는 변환 도구를 이용해야 한다. 아래아한글 문서 변환 도구는 마이크로소프트의 다운로드 센터에서 다운로드받을 수 있다.

 

읽기 모드도 달라졌다. 읽기 모드에서 표, 차트, 이미지를 더블 클릭하면 개체를 확대해서 볼 수 있는 팝업 창이 나타난다. 이는 대다수 사람들이 다양한 모바일 기기를 사용하고 있는 트렌드를 마이크로소프트가 잘 반영한 결과다. 태블릿에서 문서를 열었을 때는 전자책을 보는 것처럼 문서의 도구 메뉴가 보이지 않으며 읽기가 편리하다.

 

발표자를 위한 파워포인트 2013
파워포인트 2013은 발표자를 많이 배려한 모습이다. 이전에는 발표자가 프레젠테이션할 때 발표 시나리오를 종이문서로 따로 준비해야 했다면, 파워포인트 2013은 이제 그럴 필요가 없어졌다. '발표자 보기'를 이용해 청중이 보는 화면과 발표자가 보는 화면을 이중화시킬 수 있기 때문이다. 

 

사용이 편리해진 엑셀 2013
기존의 엑셀 프로그램으로 작업할 때 불편했던 점은 문서마다 창이 따로 열리지 않는 것이었다. PC 모니터가 2개인 경우 각각의 창에 2개의 문서를 띄우는 일이 어려웠다. 그러나 엑셀 2013은 통합 문서마다 창이 따로 열려 작업이 수월해졌다. 

 

차트를 그리는 데도 도움이 된다. 어떤 그래프를 그려야 하는지 고민하는 동안 프로그램에서 차트를 추천해준다. 엑셀 2013에서 삽입 탭의 새로운 추천 차트 단추를 사용하면 데이터에 적합한 다양한 차트 중에서 선택할 수 있다.

 

데이터 분리도 간편해졌다. '빠른 채우기' 기능을 통해 쉽고 빠르게 데이터를 분리할 수 있으며, '빠른 분석' 기능으로 엑셀 2010보다 서식과 차트 작성이 간편해졌다. 그동안 엑셀 작업에 고충이 많았던 엑셀 초보자에게는 희소식이다. 

 

이처럼 오피스 2013은 이전 2010과 비교하면 눈에 띄게 달라졌다. 기능이 쉽고 간편해진 것도 좋지만 협업을 돕는다는 점은 팀원 간의 업무 효율성을 높일 수 있어 눈여겨볼만하다. 유료 제품인 만큼 오피스 2013의 사용을 고려 중이라면 먼저 체험판을 사용해보고 결정하는 것도 좋을 듯 하다.@