아웃룩에서 메일 백업하기

하루 수십 통에서 많게는 백 통이 넘는 메일을 처리하기도 바쁜 현대인들. 일일이 메일을 관리하는 것도 쉽지 않고 메일 백업은 엄두조차 나지 않는다. 아웃룩(2010 기준)에서 실수로 메일을 삭제했을 경우를 대비해 메일 백업 방법을 알아본다.

 

조급해 씨는 대부분의 업무를 이메일을 통해 처리한다. 스팸메일과 뉴스레터를 포함하면 조급해 씨의 하루 메일 수신양은 백 통에 가깝다. 그의 아웃룩 메일함에는 수천 개 이상의 메일이 쌓여있다. 매일 업무의 흔적이 고스란히 남아 있는 만큼 조급해 씨에게 메일 백업은 필수다. 특히 실수로 삭제한 메일을 되돌려야 한다면 말이다.

 

편지함은 주기적으로 삭제되기 때문에 가끔 지운 편지함에 중요한 메일이 있는지 확인하고 복구한 메일은 받은 편지함이나 개인 폴더로 옮겨야 한다. 또 메일을 삭제하기 전 업무에 지장이 없는지 확인하고 평상시에 받은 메일함은 주기적으로 백업을 해두는 ‘센스’가 필요하다. 

 
 

이메일 백업하기 

조급해 씨처럼 이메일은 중요한 내용이 많다. 오래된 메일이라 할지라도 간혹 필요할 때가 있기 마련이므로 중요한 자료만큼이나 메일 백업은 필수다. 백업은 과정도 복잡하지 않고 간단하며 잠깐이면 된다.

 

메일을 백업하는 방법은 아웃룩(2010 기준)에서 [파일] → [열기] → [가져오기] → 수행할 작업에서 [내보내기 - 파일]을 선택한다. 이 작업은 다른 프로그램에서 사용할 수 있도록 아웃룩 정보를 파일로 내보내며 백업 파일을 만드는 과정이다.

 

[내보내기 – 파일] → [만들 파일 형식] → [Outlook 데이터 파일(.pst)]을 선택한다. 그 다음 [받은 편지함]을 선택하고 아래 하위 폴더 포함을 표시한 후 [다음] 버튼을 누른다. [내보낸 파일 저장 형식]은 원하는 드라이브에 지정하면(ex)E:\backup.pst) 백업 파일이 만들어진다. 이 때 선택적으로 암호를 설정할 수 있고 백업 파일은 저장 경로에서 확인할 수 있다.

 

반대로 백업한 파일을 불러오는 방법은 [파일] → [열기] → [가져오기] → [가져오기 - 다른 프로그램이나 파일] → [Outlook 데이터 파일(.pst)]을 선택한다. 메일을 백업해두면 오래된 항목이 삭제(백업 후 삭제된 경우)되더라도 백업 파일에서 원하는 메일을 복원할 수 있다.

 

 

▲ 아웃룩 2010에서 이메일 백업 과정

 

 

오래된 항목을 삭제하거나 보관이 필요할 때 자동 보관 기능을 이용하는 것도 편리하다. 자동 보관 기능은 항목을 자동으로 보관 위치로 이동, 현재 사용하고 있는 받은 편지함이나 전자 메일 서버의 공간을 관리하는데도 유용하다. [파일]→ [옵션] →[고급]→ [자동 보관 - 자동 보관 설정]→ [시작할 때 00일마다 자동 보관 확인]을 누른 후 자동 보관을 실행할 간격을 지정한다.

 

자동 보관 시 오래된 항목은 자동으로 삭제되도록 선택하지 않으면 항목은 해당 보관 위치에 저장된다. 이미 보관된 항목은 수동으로만 삭제할 수 있다. 반대로 사용자가 만료된 항목을 삭제하도록 설정하면 해당 항목은 보관되지 않고 영구 삭제되므로 자동 보관 설정 시 주의해야 한다. @

 

 

▲ 자동 보관 기능 설정 창