[MI Report] 스마트워크로 언제 어디서나 ‘똑소리’ 나는 업무 처리

2011년 말이면 스마트폰 가입자가 2천만 명에 육박할 것으로 전망되면서 모바일 근무 환경도 더욱 확산될 것으로 예상되고 있다.

방송통신위원회가 2010년 말 스마트폰 이용자 2109명을 대상으로 조사한 바에 따르면, 현재 근무하고 있는 직장에서 모바일 오피스 시스템을 구축•제공하고 있는 경우는 11.2%이며, 향후 구축 계획이 있는 경우도 17.9%에 달하고 있다.
KT나 삼성, 포스코, 코오롱 등 대기업들과 그 계열사들도 이미 모바일 오피스 환경을 구축했다. 모바일 오피스 환경을 경험한 이들은 대부분 모바일 오피스가 업무에 도움을 주고 있으며, 향후에도 계속적으로 활용할 뜻을 밝히고 있다. 머지않아 모바일 오피스는 하나의 주요 업무 형태로 자리잡을 것이라고 전문가들은 내다보고 있다.

 

스마트워크(Smart Work)란 시간과 장소에 얽매이지 않고 언제 어디서나 일할 수 있는 체제를 말한다. 불필요한 낭비 요인을 제거함으로써 더욱 효율적이고 창의적으로 업무를 수행할 수 있게 해준다.

 

스마트워크는 재택 근무, 모바일 근무, 스마트워크 센터 등을 활용한 업무 환경을 중심으로 이루어진다. 즉, 자택이나 자택 인근에 마련된 ‘스마트워크 센터’에서 근무하는 원격 근무와 현장이나 이동 중에 업무를 수행하는 ‘모바일 근무’가 대표적인 스마트워크로 분류된다.

 

스마트워크는 기업 입장에서는 비용 절감과 생산성 향상을 기대할 수 있고, 개인에게는 자유 출근 제도, 집중 근무 제도, 이를 통한 일과 삶의 균형 달성 등의 효과를 기대할 수 있다.
 

[그림 1] 스마트워크의 방식
 

 

업무 환경의 변화에 따라 ‘스마트워크’ 필요성 대두

스마트워크가 등장한 배경은 네 가지로 짚어볼 수 있다.

 

먼저, 인구구조 변화에 따라 근무 형태가 변했다는 점이다. 여성들과 고령자, 장애인들이 대거 경제 활동에 참여하게 되면서, 이들의 노동력을 효과적으로 흡수할 수 있는 유연한 노동 환경 마련이 필요해졌다.

 

둘째, 일과 삶의 균형을 맞춘 유연한 근무 체제로의 전환이 요구됐다. 일과 삶의 균형은 핵심 인재를 확보하고, 노동자들의 만족도와 생산성을 제고하는 요인으로 부상하고 있다.

 

셋째, 친환경적인 교통 관리가 필요해졌다. 지속적인 교통량의 증가로 온실가스 배출량이 늘어나면서 친환경적인 교통 관리에 대한 필요성이 대두됐다.

 

넷째, IT 기술의 발달로 시∙공간의 제약 없는 근무 환경을 마련할 수 있게 됐다. 전국 기반의 광대역 네트워크 구축, 스마트폰 확산 등 언제 어디서나 일할 수 있는 환경이 조성됐기 때문이다.

 

멀리 떨어진 근무지 ‘No’, 가까운 스마트워크 센터 ‘Yes’

스마트워크 센터(Smart Work Center)란, 근무자가 자신의 원래 근무지가 아니라 주거지와 가까운 지역의 원격근무용 사무실에 출근해 근무할 수 있는 환경을 제공하는 센터다. 스마트워크 센터에는 업무에 필요한 IT 인프라(업무용 SW가 설치된 공용 컴퓨터, 전산망 등) 및 사무 환경(독립된 사무용 책상, 회의실)은 물론, 원래 근무지와의 원활한 커뮤니케이션을 위한 화상회의 시스템도 마련돼 있다. 

[그림 2] 스마트워크 센터를 활용한 업무 환경
 
 

스마트워크 센터를 활용해 업무를 수행할 때 어떤 효과를 기대할 수 있을까.

 

첫째, 업무 효율이 향상된다. 근무자는 스마트워크 센터에서 근무함으로써 불필요한 회의와 잡무는 줄지만, 원 근무지와 동일한 최적화된 업무 환경에서 효율적인 근무가 가능하다.

 

둘째, 출퇴근 시간 및 탄소 배출량이 감소된다. 많은 직장인이 하루 중 출퇴근 하는 데에 2시간 정도를 소비하고 있다. 하지만 스마트워크 센터는 주거지에서 20~40분 거리에 위치함으로써 육체 피로와 교통비 부담을 대폭 줄이고, 더불어 탄소 배출량도 감소할 수 있다.

 

셋째, 가족 친화와 삶의 질 향상이 가능해진다. 스마트워크 센터를 활용하면 출퇴근 시간과 불필요한 잡무 시간이 대폭 줄어들면서 가족과 보낼 수 있는 시간이 늘어나고, 여가생활이나 자기계발을 위한 시간을 확보할 수 있다.

 

스마트워크 센터는 인구 밀집 지역이나 교통요지를 중심으로 개발되고 있다. 시청, 구청, 주민센터 등 지방자치단체 청사 여유 공간과 공공 시설물, 민간 기업의 사옥, 아파트 주민 공동 시설 등을 이용해 지역 수요와 특성에 따라 스마트워크 센터 기능을 차별화해 제공할 수 있다. 현재 국내에는 도봉구청, 분당 KT빌딩, 부천 스마트워크 센터에 스마트워크 센터 시범 센터가 구축돼 있다.

 

 

 

 

[표 1] 스마트워크 센터 근무 유형

 * 출처 : <기업을 위한 스마트워크 도입•운영 가이드북>, 방송통신위원회, 2011.01.04

 

 

[표 2] 대기업의 모바일 근무제 도입 사례

 

스마트 모바일 오피스 조기 정착 위해 ‘정부도 적극 나서’

행정안전부와 방송통신위원회는 스마트 모바일 오피스(SMO : Smart Mobile Office)의 생산적 활용을 제고하고, 중소기업 경쟁력을 강화하기 위해 2010년에 스마트 모바일 오피스 추진 계획을 마련했다.

 

행정안전부는 스마트워크 센터, 모바일 워크, 원격 협업 등 IT 기반의 근무 환경을 조성하기 위한 계획을 발표했다. 이에 따르면, 2010년 서울시 도봉구와 성남시 분당구에 시범 센터를 구축하고, 2011~2015년까지 광역권 48개로 확대하며 민간 투자형도 450개로 늘린다는 계획이다.

 

업무 면에서도 2010년에는 메일과 일정 관리 정도에 적용됐지만, 2012년에는 단속, 관리 등의 현장 업무로 확대된다. 또한 중앙정부청사와 과천청사 간의 원격회의를 일상화함으로써 업무 생산성은 높이고, 정부통합전산센터에 클라우드 컴퓨팅 기반의 근무지원시스템을 구축할 방침이다.

 

이를 위한 관련 법령과 세부 시행 기준, 예산안을 마련하고 공무원의 스마트워크 비율도 점차 늘려나갈 계획이다. 2010년 현재 공무원의 스마트워크 비율은 전체의 4.7%에 불과했지만, 2012년 10.6%로 두 배 이상 높이며, 2015년에는 30%로 확대될 예정이다.

 

방송통신위원회도 스마트워크 환경을 위한 인프라 고도화와 민간 활성화의 기반을 조성하기 위해 팔을 걷어붙였다. WiFi 이용 지역을 2010년 4만 8000개소로 확대했으며, 와이브로는 전국 84개 시로 늘어났다. 또한 2012년에 4G가 상용화되는데 이어 2015년까지는 100Mbps급 유선통신망을 전국에 구축하고, 기가급 인터넷도 20%까지 확대할 방침이다. 더불어 미래의 스마트워크 시장을 선점하기 위해 인프라는 물론, 단말기, 콘텐츠와 관련한 핵심 기술을 개발하고 발전시키는 데 주력하고 있다.

 

한편 안전하고 편리한 스마트워크 환경을 조성하기 위해서 악성코드나 불법도청 등 보안 위협에 대한 대응 방안 마련에도 힘을 기울인다는 방침이다. 

 

[표 3] 스마트워크 관련 법 제도 현황

 

 

보안 위협, 스마트워크 도입의 ‘걸림돌’
모바일 오피스 시스템은 단말기, 네트워크, 플랫폼, 애플리케이션의 4가지 요소로 구성돼 있다. 보안 리스크 관리는 모바일 오피스 도입과 적용에서 가장 우선적으로 고려해야 할 사항이다. 모바일 오피스는 다양한 보안 사고의 가능성을 내포하고 있기 때문이다.

 

한국정보화진흥원의 조사(2011.05)에 따르면, 응답자의 59.3%가 스마트워크의 정보 보안에 대한 우려를 제기했다. 유무선 네트워크 인프라의 고도화와 스마트폰 도입 확산으로 스마트워크에 대한 사회적 관심도와 기업체의 수요는 증가했지만, 개인정보 및 업무상 중요 정보의 해킹, 노출 등의 위험성은 기업들의 스마트워크 도입 결정에 걸림돌로 작용하고 있다.

 

 [그림 3] 스마트워크 구성요소별 보안 위협
 * 출처 : <도난•유출 위험 15배…’스마트워크’ 정보보안이 핵심>, 디지털타임스, 2011.7.26

 

각 요소에서 발생 가능한 위협 요소는 [그림 4]와 같다. 모바일 오피스 시스템의 구성단계별 위협 요소를 제거하기 위한 대책 마련이 필요하다.

 

[그림 4] 모바일 오피스 시스템 구성단계별 보안 위협 요소
* 출처 : <모바일 오피스 시장 동향 및 기업 고객 Needs 조사>, KT경제경영연구소, 2010.11

 

해외 사례 : 전 세계적인 스마트워크 도입 추세 

1. 미국

미국에서는 스마트워크 개념의 텔레워크(Tele Work)가 빠르게 확산되고 있다.
미국 재무부 세무감찰관(TIGTA, Treasury Inspector General for Tax Administration)은 인터넷 서비스 설치 비용을 환불해주고 고속 인터넷 서비스를 포함, 재택 근무로 인해 정기적으로 발생하는 비용의 절반까지 지원해준다. 또 국세청(IRS : Internal Revenue Service) 지방사무소는 사무 공간을 축소하기로 결정한 경우, 절감한 비용의 절반을 원격 근무 관련 기술에 투자하고 있다. 연방예금보험공사(FDIC : Federal Deposit Insurance Corporation)는 재택 근무자들이 지불하는 가정용 인터넷 서비스 비용을 일정 부분 보상해준다.

 

이와 관련해 미 정부는 텔레워크의 정의, 각 행정기관의 텔레워크를 위한 요건, 훈련과 모니터링에 관한 사항, 정책 및 지원, 텔레워크 관리관, 보고 등에 관한 가이드라인을 제시하고 있다.

 

2. 네덜란드

네덜란드에서는 스마트워크 센터의 효율적 운영을 위해 민•관이 공동으로 참여해 Double-U 재단을 설립했다. 이 재단에서는 스마트워크 센터와 이용자를 이어주는 가교 역할을 하는 동시에 각종 가이드라인, 표준, 보안 등 지침을 마련해 일정 기준에 부합하는 비즈니스 사업장을 SWC(Smart Work Center)로 인증해 ‘W’ 마크를 부여하고 있다.

 

2010년 현재 99개 SWC가 운영중이며, 인터넷•스마트폰을 통해 전국 SWC를 검색•예약할 수 있다(www.w-smartwork.nl). 비영리센터인 BrightCity를 제외하고는 영리법인 형태로 사무공간, 커뮤니티, 회의실, 식음료 서비스를 제공하며 다양한 정보 교환과 공유를 위한 소셜 네트워킹 환경도 이용할 수 있다.

 

3. 영국

영국은 햄프셔 지방 정부의 경제 활성화를 위해 스마트워크 센터를 도입했다. 2006년에 약 6개월간의 시범 사업 수행 후, 지역의 중소기업 지원을 위한 정식 프로그램으로 채택했다.

 

햄프셔주 의회는 42만 5000파운드를 투자해 SEEDA(South East England Development Agency)에서 햄프셔 스마트워크 센터 사업(MATiSS E: Mobile and TeleworkingInitiative for a Smart South East)을 최초로 시작했다. 현재 올더숏, 베이싱스토크, 페어럼 등 햄프셔 전역에 총 12개의 스마트워크 센터가 구축, 운영되고 있다. 이 센터들은 시간/일/월/연/장기 등 다양한 형태로 계약해 이용할 수 있다.

 

4. 일본

일본에서는 저출산 고령화로 인한 노동 인구 감소를 심각한 사회 문제로 인식하고, 이를 해결하기 위한 대안으로 일찍부터 원격 근무 제도를 추진하고 있다.

 

1991년 설립된 일본텔레워크협회는 스마트워크를 “정해진 사무실과 고정된 시간대에 근무하던 기존의 방식을 완전히 부정하는 것이 아니라, 장소와 시간에 구속받지 않는 선택적인 근무 방식을 추가해 근무 형태의 유연성을 높이고자 하는 것”이라고 정의하고 있다.

 

일본 정부는 2003년 e-Japan 중점 계획을 중심으로 가이드라인을 개발하고 환경을 정비했으며, 2005년에는 원격근무 인구 배증 계획을 수립하고, 2010년까지 원격 근무자 비율을 취업 인구 대비 20%로 확대하기 위해 노력하고 있다. 민간 부문의 원격 근무 도입을 촉진하기 위해 관련 설비 투자에 대한 지원책으로 ‘원격근무 환경 정비 세제’ 법안을 제정하기도 했다. 그 결과 2008년 기준 15세 이상 취업자의 15.2%(약 1020만 명)가 IT를 기반으로 원격 근무하고 있는 것으로 나타났다.@